Réception, quand et comment l’organiser

Organiser une réception où vous conviez vos collègues, demande une certaine rigueur. Cette réception doit être parfaite car vous adressez un message à vos collègues et votre image est en jeu. Une soirée avec vos collègues, ne s’organise pas de la même manière qu’une soirée entre amis. Pour que cette réception soit une réussite, voici quelques conseils pour vous aider à organiser votre soirée en toute sérénité et sans fausse note.

 

Quand organiser une réception entre collègues

 

Choisir le bon moment

 

Il vous faut une occasion spéciale pour organiser une réception avec vos collègues. Avant tout de chose il y a une règle à savoir avant d’organiser une soirée : les jours à proscrire. Évitez d’organiser une réception en début et en fin de semaine. Il faut également proscrire les périodes de vacances scolaires et les périodes de travail intense (par exemple la fin d’année et le début d’année, les comptables et gestionnaire de paie ont une charge de travail assez conséquente).
Le but est que tout le monde puisse répondre présent à votre invitation.

 

Les différents événements pour une soirée entre collègues

 

Il existe différentes occasions d’organiser une soirée pour vos collègues.

 

  • Cela peut être pour les fêtes de fin d’année ou pour souhaiter la nouvelle année. Cette réception peut également être l’occasion de motiver votre équipe, de faire le bilan de l’entreprise. Pour ce type de réception, un cocktail ou même une soirée thématique est de rigueur.
  • Le lancement d’un nouveau produit, de nouveaux partenariats, un projet réussi, est l’occasion d’organiser une soirée. Pour fêter un de ces événements, choisissez un restaurant, où vous inviterez vos collaborateurs.
  • Un départ à la retraite, est également un événement à fêter avec vos collègues lors d’un cocktail.
  • La fin d’un séminaire, d’une conférence ou tout autre événement professionnel peut être l’occasion d’une réception.

Les étapes clés d’une réception réussis

 

L’importance d’établir un planning

 

Pour que votre réception soit réussie, il convient d’établir un planning. Vous y inscrirez les étapes à suivre ainsi que les délais à respecter.

 

Les invités et la réception

 

Il n’y a pas de réception sans invités. Pensez donc à convier vos collègues un certain temps à l’avance et à fixer une date limite de réponse. Les règles imposent d’informer les invités environ deux mois à l’avance. En effet le nombre de vos invités sera un paramètre pour définir la taille de la salle où vous ferez votre réception, ou de la réservation du restaurant ou pour prévoir le buffet.

 

La réservation de la salle et la restauration dépendent du type d’événement que vous fêtez. S’il s’agit de motiver votre équipe, un cocktail dinatoire dans les locaux de votre entreprise peut être une bonne option.
En revanche si vous fêtez la réussite d’un projet ou tout autre événement important à votre entreprise, organisez la réception dans un lieu prestigieux (hôtel ou restaurent).

 

Sachez que vous pouvez également confier l’organisation de votre réception à un professionnel, ainsi vous êtes sûr qu’aucun détail ne sera négligé. Le jour de la réception, vous n’aurez plus qu’à vous occuper de vos convives